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„Es wird viel Aufwand bei der Entstehung eines Büros betrieben, im laufenden Betrieb ist das Büro jedoch häufig sich selbst überlassen“, so umschreibt Stefan Kleinhenz, Büroplaner und Mitglied des Blaha Trainerteams den Qualitätsverlust von Büros, der seiner Meinung nach bereits kurz nach dem
Einzug beginnt.

Die Performance eines Büros ist laut seinen Erfahrungen immer dann besonders gut, wenn das Büro ein Spiegelbild des Unternehmens ist, das es beheimatet. Das gilt für alle Ebenen, angefangen bei der Technik, über Organisation, Kommunikation, Gestaltung, usw.. Bei Neukonzeptionen wird dieser Zustand oft erreicht und sorgt für strahlende Gesichter bei Mitarbeitern und Geschäftsleitung, so Kleinhenz.

Unternehmen sind jedoch keine statischen Gebilde. Mitarbeiter wechseln, Teamzusammensetzungen ändern sich, Unternehmen wachsen oder schrumpfen, temporäre Mitarbeiter müssen einen Arbeitsplatz bekommen, alle drei Jahre ändert sich die Bürotechnik, die Art der Führung wechselt mit dem Köpfen an der Spitze eines Unternehmens, und Vieles mehr. All diese ständig ablaufenden Prozesse münden in einen kontinuierlichen Anpassungsbedarf in Sachen Bürostruktur, dem die wenigsten Unternehmen heute strategisch begegnen.

Der Grund liegt auf der Hand. Noch mangelt es an Bewusstsein und an Qualifikation. Während man in produzierenden Unternehmen bereits seit Jahrzehnten mit Methoden wie Kaizen oder KVP Produktivitätsverlusten auf der Spur ist, fehlen im Büro häufig die entsprechenden Methoden und die dazugehörigen Qualifikationsmöglichkeiten. Ebenso gibt es keine entsprechenden Beauftragten, nennen wir sie „Office Performance Manager“, die stetig um die Sicherung hoher Standards bemüht sind.

Lange Zeit fiel dieser Zustand nicht ins Gewicht, waren Büros bis in die 80er Jahre des 20. Jahrhunderts häufig nur „Verwaltung“ und damit Erfüllungsgehilfen der Fließbänder. Volkswirtschaften wie Österreich oder Deutschland verdienen heute ihr Geld aber überwiegend durch Büroarbeit. Viele Firmen haben gar keine physische Fertigung mehr, ihre Produktionsstätte ist das Büro! Zudem lässt die aktuelle wirtschaftliche Situation in den meisten Unternehmen keinen Spielraum für umfassende neue Konzeptionen. Zeitgemäß sind Maßnahmen im Bestand, die mit wenig Aufwand Kosten sparen und die Leistung des Gesamtsystem Büro verbessern.

Der Einstieg in die Optimierung ist dabei nicht sehr kompliziert. Es geht in erster Linie darum Missstände sichtbar und damit bearbeitbar zu machen. Jedem Mitarbeiter, jeder Führungskraft und auch der Geschäftsleitung selbst sind sicher schon Dinge aufgefallen „die man besser machen könnte“. Jeder hat sich schon einmal über irgendetwas im Büro geärgert, weil es nicht so funktioniert, wie man es sich wünscht. Jede dieser Erkenntnisse repräsentiert ein wirtschaftliches Potential und die Grundzutat für einen Optimierungsprozess. Um sie aufzuspüren, muss man ihnen ein Forum geben. Ein Fragebogen ist dazu ebenso gut geeignet wie ein gemeinsamer (am besten extern moderierter) Workshop. Was so oder so entstehen muss, ist ein Bild von Gutem, Schlechtem, allem dazwischen, aber auch eine Idee von dem Zustand, den man erreichen möchte.

Danach erfolgt die Umsetzung, wo immer das möglich ist, in Eigenregie und mit eigenen Mitteln,. Dabei ist jede Maßnahme, die man sofort durchführt, großen Strategien vorzuziehen. Spezialisten, die dort ansetzen, wo die eigenen Kompetenzen enden, runden das Projekt „gutes Büro“ ab.

Wer nun statt einer einmaligen Aktion eine regelmäßige Überprüfung (z.B. einmal pro Jahr) durchführt, der ist bereits auf einem guten Weg. Nach einem ganzen Bündel von Maßnahmen zu Beginn, wird der Aufwand in den Folgejahren immer geringer ausfallen, kann man doch bereits auf einem guten Standard aufsetzen.

Einige konkrete Ansätze für Ihr Optimierungsmanagement:

Bürobedarf – Zu hohe (Zinskosten) oder zu niedrige (fehlende Arbeitsmittel) Bestände?
Maßnahmenvorschlag: Einführung von Meldebeständen und Kanbansystem, Lieferantenvereinbarung mit fester Lieferzeit

Teilzeitkräfte – Jede Teilzeitkraft hat einen eigenen Arbeitsplatz, der bei Abwesenheit leer steht?
Maßnahmenvorschlag: Überprüfung, ob Desksharing möglich ist, Veränderung der Arbeitszeiten

Kommunikationswege – Personen, die ständig persönlich kommunizieren müssen, sitzen weit voneinander entfernt
Maßnahmenvorschlag: Veränderung der Raumbelegung, Schaffung zentraler Kommunikationspunkte

Energiekosten – In den Büros brennt ganztägig das Licht, auch wenn niemand im Raum ist
Maßnahmenvorschlag: Tageslichtorientierte Aufstellung der Arbeitsplätze, Umstellung von Raum- auf Einzelplatzbeleuchtung, Beschattung mit Lichtlenklamellen, Einsatz energiesparender Leuchtmittel, Bewegungsmelder statt Lichtschalter

Krankenstand – lange Ausfallzeiten durch Rückenleiden
Maßnahmenvorschlag: Überprüfung der Stuhl- und Tischeinstellungen, Präventive Schulung der Mitarbeiter

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Sie finden die Headline dieses Artikels überraschend, vielleicht sogar provokant?
Wir wollen mitnichten provozieren! Dass mehr als 50% aller Arbeitsplätze heute bereits Büroarbeitsplätze sind ist ein Faktum, dass sie für den Großteil der Wertschöpfung verantwortlich sind ebenfalls! Und der Anteil der Büroarbeit nimmt stetig zu!

Viele Unternehmen, unter ihnen die erfolgreichsten der Welt, verfügen über keinerlei physische Produktionen.Sie verdienen ihr Geld vor dem Monitor sitzend an Büroarbeitsplätzen. Denken Sie an Google, Ebay – Microsoft! Google erwirtschaftet je Mitarbeiter im Jahr 2007 einen Gewinn von 630.000 US-Dollar (Quelle: brand eins), ein Wert, von dem klassische Industrieunternehmen nur träumen können!

Zum Vergleich: Der Gewinn der Daimler AG betrug je Mitarbeiter knapp 32.000 € (Quelle: Wikipedia)!

Trotzdem haben die meisten von uns schlagartig ein Fließband vor Augen, zumeist die hochgerüsteten und ausoptimierten Produktionsstätten der Automobilindustrie wenn heute von Produktionen die Rede ist. Angesichts der oben genannten Zahlen ist es jedoch an der Zeit dieses Bild in Frage zu stellen und es durch das eines Büros zu ersetzen!

Doch wie sieht es aus, das Bild das wir hier einfügen. Sehen wir hier auch endoptimierte Arbeitsplätze, perfekt in Technik, Arbeitsabläufen und Ergonomie? Angesichts der Bedeutung der Büroarbeit sollte man gerade das erwarten. Die Realität ist anders, vergleicht man die Büroarbeitsplätze zur Zeit der ersten Computer (Commodore PET 1, 1977) mit den heute Vorherrschenden, so sind die Unterschiede eher gering.

Verwunderlich ist das jedoch nicht. Büros waren in den Hochzeiten der Industrie lediglich Erfüllungsgehilfen der Fertigung. Während diese kontinuierlich auf den heute fast ausgereizten Stand optimiert wurden, blieb dem Büro nur die Rolle der Verwaltung mit allenfalls B-Priorität. Wie gesagt, dieser Zustand ist verständlich aber er ist auch absolut nicht mehr zeitgemäß. Denken Sie nochmals an die zu Anfang genannten Unternehmen zurück und daran, welch ungeheuere Bedeutung die Büros für diese Unternehmen haben. Büros sind nichts anderes als geistige Produktionen und nichts liegt näher als diese mit den gleichen Methoden und der gleichen Konsequenz zu optimieren wie einstmals ihre physischen Gegenstücke.

Analyse – die Grundlage zum Erfolg.
Wer optimieren möchte muss zuallererst wissen, welche Faktoren die Effizienz von Bürostrukturen prägen. Ganz global gesehen ist dabei ein Büro ein Werkzeug für das Unternehmen das es betreibt. Der Büroarbeitsplatz und die Infrastrukturbereiche (Meeting, Technik, Regeneration, usw.) sind Werkzeuge für jeden einzelnen Mitarbeiter. Die Eignung des Werkzeugs für die zu bewältigenden Aufgaben ist der ausschlaggebende Faktor.

Wer nach solch einem Werkzeug strebt ist vor allem gut beraten viel Arbeit in die Konzeption zu stecken. Noch so gute Schreibtische und Drehstühle können nichts, wenn sie nicht im richtigen Zusammenhang an den richtigen Orten stehen und die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie die Produkte richtig nutzen. 80% der Kosten entfallen bei der Büroarbeit auf Personalkosten während Gebäudekosten mit 16% und Sachmittelkosten (darunter auch die Büroeinrichtung) mit durchschnittlich nur 4% wesentlich geringer ausfallen.

Die Grundlage für eine Neukonzeption oder Optimierung im Bestand bildet eine ausführliche Analyse. Sie liefert Aufschluss über Organisations-, und Kommunikationszusammenhänge, technische Gegebenheiten, Arbeitsaufgaben, Stauräume, Aussagen über Wachstum und nötige Flexibilitäten bis hin zu Informationen zu jedem einzelnen „User“.
Der Aufwand einer solchen Analyse ist groß, verglichen mit den Aufwänden, die für die Optimierung klassischer Fertigungen betrieben werden, jedoch im Bereich der berühmten „Peanuts“ anzusiedeln. Die Potentiale sind gewaltig und liegen derzeit vielerorts brach!

Erst die beschriebene Analyse liefert die Chance ein Büro zu konzipieren, das exakt zum Bedarf des Unternehmens passt. Es wird in jeder Kostenart nur das exakt Nötige in eine Lösung investiert, die dem Unternehmen passt wie ein Handschuh. Alles was das Unternehmen ist, wird durch die Lösung abgebildet, Hardfacts wie die Organisation genauso wie Softfacts wie die Unternehmenskultur.

Das Büro entwickelt sich mit der Organisation.
Wer ein solches Büro hat, hat bereits viel erreicht. Seine Aufgabe muss in der Folge jedoch darin bestehen, sein Büro ständig den sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Allein die Veränderung der Bürotechnik bringt ständig neue Anforderungen mit sich, aber auch wechselnde Teamgrößen und Zusammensetzungen und Mitarbeiterzuwachs sorgen für stetigen Anpassungsbedarf. Ähnlich die kontinuierlichen Verbesserungsprozessen (KVP) gilt es auch im Büro Mechanismen zu entwickeln und einzusetzen, die die einmal geschaffene Qualität für die Zukunft konservieren. Vielleicht resultieren über kurz oder lang sogar neue Berufbilder aus der steigenden Bedeutung der Büroarbeit. Ein „Office Performance Manager“ stände heute schon vielen Büros gut zu Gesicht, in einigen gibt es sie auch schon, auch wenn man sie nicht so nennt.

„Das Büro von Morgen“ ist ein hochentwickeltes kostenoptimiertes Konstrukt das sich selbst immer wieder in Frage stellt und optimiert. Wer heute in Optimierung investiert, investiert in die Zukunft, denn die gehört ja bekanntlich der Büroarbeit!

Autor: Stefan Kleinhenz ist Mitglied im BLAHA Trainer Team
und Geschäftsführender Gesellschafter der Campus4 GmbH
sowie Redaktionsbeirat der Fachzeitschrift Mensch&Büro