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Sie finden die Headline dieses Artikels überraschend, vielleicht sogar provokant?
Wir wollen mitnichten provozieren! Dass mehr als 50% aller Arbeitsplätze heute bereits Büroarbeitsplätze sind ist ein Faktum, dass sie für den Großteil der Wertschöpfung verantwortlich sind ebenfalls! Und der Anteil der Büroarbeit nimmt stetig zu!
Viele Unternehmen, unter ihnen die erfolgreichsten der Welt, verfügen über keinerlei physische Produktionen.Sie verdienen ihr Geld vor dem Monitor sitzend an Büroarbeitsplätzen. Denken Sie an Google, Ebay – Microsoft! Google erwirtschaftet je Mitarbeiter im Jahr 2007 einen Gewinn von 630.000 US-Dollar (Quelle: brand eins), ein Wert, von dem klassische Industrieunternehmen nur träumen können!
Zum Vergleich: Der Gewinn der Daimler AG betrug je Mitarbeiter knapp 32.000 € (Quelle: Wikipedia)!
Trotzdem haben die meisten von uns schlagartig ein Fließband vor Augen, zumeist die hochgerüsteten und ausoptimierten Produktionsstätten der Automobilindustrie wenn heute von Produktionen die Rede ist. Angesichts der oben genannten Zahlen ist es jedoch an der Zeit dieses Bild in Frage zu stellen und es durch das eines Büros zu ersetzen!
Doch wie sieht es aus, das Bild das wir hier einfügen. Sehen wir hier auch endoptimierte Arbeitsplätze, perfekt in Technik, Arbeitsabläufen und Ergonomie? Angesichts der Bedeutung der Büroarbeit sollte man gerade das erwarten. Die Realität ist anders, vergleicht man die Büroarbeitsplätze zur Zeit der ersten Computer (Commodore PET 1, 1977) mit den heute Vorherrschenden, so sind die Unterschiede eher gering.
Verwunderlich ist das jedoch nicht. Büros waren in den Hochzeiten der Industrie lediglich Erfüllungsgehilfen der Fertigung. Während diese kontinuierlich auf den heute fast ausgereizten Stand optimiert wurden, blieb dem Büro nur die Rolle der Verwaltung mit allenfalls B-Priorität. Wie gesagt, dieser Zustand ist verständlich aber er ist auch absolut nicht mehr zeitgemäß. Denken Sie nochmals an die zu Anfang genannten Unternehmen zurück und daran, welch ungeheuere Bedeutung die Büros für diese Unternehmen haben. Büros sind nichts anderes als geistige Produktionen und nichts liegt näher als diese mit den gleichen Methoden und der gleichen Konsequenz zu optimieren wie einstmals ihre physischen Gegenstücke.
Analyse – die Grundlage zum Erfolg.
Wer optimieren möchte muss zuallererst wissen, welche Faktoren die Effizienz von Bürostrukturen prägen. Ganz global gesehen ist dabei ein Büro ein Werkzeug für das Unternehmen das es betreibt. Der Büroarbeitsplatz und die Infrastrukturbereiche (Meeting, Technik, Regeneration, usw.) sind Werkzeuge für jeden einzelnen Mitarbeiter. Die Eignung des Werkzeugs für die zu bewältigenden Aufgaben ist der ausschlaggebende Faktor.
Wer nach solch einem Werkzeug strebt ist vor allem gut beraten viel Arbeit in die Konzeption zu stecken. Noch so gute Schreibtische und Drehstühle können nichts, wenn sie nicht im richtigen Zusammenhang an den richtigen Orten stehen und die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie die Produkte richtig nutzen. 80% der Kosten entfallen bei der Büroarbeit auf Personalkosten während Gebäudekosten mit 16% und Sachmittelkosten (darunter auch die Büroeinrichtung) mit durchschnittlich nur 4% wesentlich geringer ausfallen.
Die Grundlage für eine Neukonzeption oder Optimierung im Bestand bildet eine ausführliche Analyse. Sie liefert Aufschluss über Organisations-, und Kommunikationszusammenhänge, technische Gegebenheiten, Arbeitsaufgaben, Stauräume, Aussagen über Wachstum und nötige Flexibilitäten bis hin zu Informationen zu jedem einzelnen „User“.
Der Aufwand einer solchen Analyse ist groß, verglichen mit den Aufwänden, die für die Optimierung klassischer Fertigungen betrieben werden, jedoch im Bereich der berühmten „Peanuts“ anzusiedeln. Die Potentiale sind gewaltig und liegen derzeit vielerorts brach!
Erst die beschriebene Analyse liefert die Chance ein Büro zu konzipieren, das exakt zum Bedarf des Unternehmens passt. Es wird in jeder Kostenart nur das exakt Nötige in eine Lösung investiert, die dem Unternehmen passt wie ein Handschuh. Alles was das Unternehmen ist, wird durch die Lösung abgebildet, Hardfacts wie die Organisation genauso wie Softfacts wie die Unternehmenskultur.
Das Büro entwickelt sich mit der Organisation.
Wer ein solches Büro hat, hat bereits viel erreicht. Seine Aufgabe muss in der Folge jedoch darin bestehen, sein Büro ständig den sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Allein die Veränderung der Bürotechnik bringt ständig neue Anforderungen mit sich, aber auch wechselnde Teamgrößen und Zusammensetzungen und Mitarbeiterzuwachs sorgen für stetigen Anpassungsbedarf. Ähnlich die kontinuierlichen Verbesserungsprozessen (KVP) gilt es auch im Büro Mechanismen zu entwickeln und einzusetzen, die die einmal geschaffene Qualität für die Zukunft konservieren. Vielleicht resultieren über kurz oder lang sogar neue Berufbilder aus der steigenden Bedeutung der Büroarbeit. Ein „Office Performance Manager“ stände heute schon vielen Büros gut zu Gesicht, in einigen gibt es sie auch schon, auch wenn man sie nicht so nennt.
„Das Büro von Morgen“ ist ein hochentwickeltes kostenoptimiertes Konstrukt das sich selbst immer wieder in Frage stellt und optimiert. Wer heute in Optimierung investiert, investiert in die Zukunft, denn die gehört ja bekanntlich der Büroarbeit!
Autor: Stefan Kleinhenz ist Mitglied im BLAHA Trainer Team
und Geschäftsführender Gesellschafter der Campus4 GmbH
sowie Redaktionsbeirat der Fachzeitschrift Mensch&Büro
